Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kanun'un 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında, veri sorumlusu sıfatıyla Arkeron Yazılım (bundan sonra "Şirket" olarak anılacaktır) tarafından hazırlanmıştır.

Şirket'e ait Arkeron-Vet ("Platform"), veteriner kliniklerinin hasta, randevu, aşı, tıbbi kayıt ve faturalandırma süreçlerini yönetmesini sağlayan bulut tabanlı bir yazılım hizmetidir.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Platform aracılığıyla, hizmetin niteliğine bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilmektedir:

• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası (isteğe bağlı).
• İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, açık adres.
• Müşteri İşlem Bilgileri: Randevu kayıtları, fatura ve ödeme/bakiye bilgileri, talep ve şikâyetler.
• Hayvan Sağlık Bilgileri: Sahibi olduğunuz hayvana ait tür, ırk, yaş, cinsiyet, mikroçip numarası, aşı geçmişi, tanı, tedavi, reçete ve muayene kayıtları. (Bu veriler hayvana aittir; sahibiyle ilişkilendirildiği ölçüde kişisel veri kapsamında değerlendirilir.)
• İşlem Güvenliği Bilgileri: IP adresi, oturum açma kayıtları, sistem erişim ve işlem logları.

Platform üzerinden özel nitelikli kişisel verileriniz (sağlık, din, ırk vb.) talep edilmemekte ve işlenmemektedir. Sehven iletilen bu tür veriler işleme alınmaz.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Veteriner sağlık hizmetinin sunulması ve hasta takibinin yapılması,
• Randevu oluşturma, hatırlatma ve aşı takip süreçlerinin yürütülmesi,
• Hayvan sağlık geçmişinin kayıt altında tutulması ve sürekliliğinin sağlanması,
• Faturalandırma, tahsilat ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi,
• Sizinle iletişim kurulması ve taleplerinizin karşılanması,
• Bilgi güvenliğinin sağlanması ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz KVKK m.5/2 uyarınca aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (m.5/2-c),
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (m.5/2-ç),
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (m.5/2-f).

Yukarıdaki sebeplerin bulunmadığı hâllerde (örn. ticari elektronik ileti gönderimi) verileriniz yalnızca açık rızanıza dayanılarak işlenir.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, KVKK m.8 ve m.9'da öngörülen şartlara uygun olarak ve yalnızca gerekli olduğu ölçüde aktarılabilir:

• Hizmet aldığınız veteriner kliniği: Yalnızca kendi hasta kayıtlarına erişebilir; başka kliniklerin verisine erişimi teknik olarak engellenmiştir.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Yasal talep hâlinde, mevzuatın gerektirdiği ölçüde.
• Yazılım altyapı sağlayıcıları: Verilerin saklandığı sunucu/barındırma hizmeti kapsamında, gizlilik taahhüdü altında.

Kişisel verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz ve devredilmez.

6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; Platform üzerindeki formlar, klinik personeli tarafından yapılan kayıtlar, online randevu talep formu ve sahip portalı aracılığıyla elektronik ortamda toplanmaktadır.

7. Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre ile ilgili mevzuatta (Vergi Usul Kanunu, Türk Borçlar Kanunu vb.) öngörülen yasal saklama süreleri boyunca muhafaza edilir. Süre sonunda verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

8. İlgili Kişinin Hakları (KVKK m.11)

Veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme/silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru Yöntemi

Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi, kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte aşağıdaki kanallardan iletebilirsiniz. Talebiniz, niteliğine göre en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır (işlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarifesindeki ücret alınabilir).

Ayrıca taleplerinizi, hizmet aldığınız veteriner kliniğine de iletebilirsiniz.